臺北市立美術館（以下簡稱北美館）自1983年開館以來陸續策辦了許多展覽，其中包含了不同類型的徵件及競賽展、單一藝術家或藝術團體的申請及邀請展、擴展視野促進交流的國際展、展現發展量能的典藏展，當然在這條經歷不同政治與社會變遷的時間流上，也包含各項委辦、合辦性質的展覽。
每一個展覽從最初的討論、決議、策劃、執行、展出，到最後展覽結束，過程中會產生大量的文件書信、出版文宣、報導評論以及各種文字與影像紀錄，這些資料記錄了當下美術館的觀點理念、討論議題、決策走向及視覺呈現方式，其間產生的報導評論及來自社會大眾的反饋則回應了這個決策。這些資料所留存的軌跡，對美術館來說是傳承經驗與記錄歷史的重要檔案，而藉由檔案的回溯，能讓美術館再次重新檢視展覽進程，在回望中找到自身的脈絡與定位，並創造出新的視角與議題。但時間是不斷往前的，美術館的展覽產出也從不間斷，資訊浪潮洶湧，伴著展覽所產生的各種檔案與討論，終將隨著展覽結束而逐漸被遺忘，這些不斷產生又不斷沉積堆疊的歷史檔案，該如何回溯建置、保存管理，已是近年來美術館密切關注的話題。
為妥善保留開館以來累積的大量資料檔案，北美館自2009年開始進行展覽資料及文宣出版品的數位化工作；2011年起籌備建置文獻中心，規劃、搜集、整理北美館及美術相關文獻資料。2017年起，除了持續進行的數位化工作，也開始著手進行文獻資料的彙整，陸續將北美館歷年來累積的館務資料、各類文宣與出版品、照片影像、錄音與影音檔、手稿與文件紀錄、媒體報導與新聞剪報等一、二手資料逐步系統化的蒐集、整理、建檔，漸進式地建置以北美館為主體架構的藝術檔案。
面對不斷成長的資料量，如何永久保存且能有效提供使用遂成為下一階段的目標。2018年起導入數位典藏工作流程，除了原有的實體資料整理及數位化工作之外，也開始進行資料庫系統的建置，包含建立資料的後設資料、數位化資料的保存管理以及資料的開放使用等。其中後設資料不僅是建立資料的內容描述，更將其組織成有系統的資料結構，從中建立資料之間的關係，藉此提供各類型資料的使用以及資訊整合應用。
2018年開始規劃以北美館作為主體的藝術檔案資料庫系統，在概念上以「事件＋物件」建立架構，「事件」係指北美館所發生的事，如展覽、活動等資訊；「物件」則是上述的一、二手資料，透過後設資料逐一建立事件與物件條目，並將相關的事件與物件加以串連。而未來將對外開放的「展覽資料庫」即是以「館史資料庫」為基礎，以「展覽」做為中心來彙整、串連與展覽相關的事件與物件。在資料的呈現上，除了主要的展覽事件描述外，與這個展覽相關的活動如開幕、演講等「事件」，以及相關的「物件」如文宣出版、媒體報導、影像紀錄、館務資料等，都能在此展覽的頁面中一覽無遺，有效率地進行資料整建。這樣的整合方式與訊息發布不同，在展覽發生當下每一個資訊都具有訊息發布的時效性，並以單個訊息的方式接連露出，這般「展覽資料庫」的整合概念，即使展覽已經結束，仍能透過資料庫頁面觀看關於展覽的資訊與紀錄。
「展覽資料庫」預計在2023年先開放1983年至1994年間的資料，包含展覽的基本描述、作品清冊、展場照片、文宣、展覽專輯、新聞稿、媒體報導與現代美術等評論，以及相關的活動資訊，如開幕、記者會、演講、座談、研討會、導覽、創作體驗等。未來也會陸續加入展場平面圖、語音導覽聲音檔案，以及相關活動影像，如開幕、記者會、演講、座談、研討會、導覽、創作體驗等。
在1983至1994年間，展覽策劃的作業仍在手寫時代，攝影也主要使用底片相機，這些「物件」在蒐集之後還需要經過掃描、整理及建檔，「事件」的回溯也需要長期努力，大量的資料仰賴人力翻找挖掘、辨識分析，但因年代久遠及資料保存觀念不同，不免有許多資料及資訊缺漏或佚失，這些都需要時間補充及考證。然而在資料持續擴充的未來，展覽為何成形、建立方式、如何被定義書寫、留下的記憶以及未來被引用的狀況等，透過資料庫的建置與組織，這些關於展覽的前世今生與來世的資訊都能被有效留下。
另外，關於展覽更多的資訊，其實也散見於過去美術館的出版品。由於北美館的出版品眾多，此處僅列舉部分案例，如從1984年開始出刊的《現代美術》雙月刊，就收錄了許多展覽的描述或評論的文章，2001年開始發行的北美館年報及館慶周年出版彙編的專刊，回顧了每一年的展覽資訊以及主題論述，2010年出版的《臺北美術獎回顧2001-2009》及《威尼斯雙年展臺灣館回顧》，則回溯整理了歷屆的策展論述、評審感言、參展藝術家及作品等文件。這些描述性的資訊皆可被建置在資料庫中，用來補充展覽的基本資訊，而出版品本身在資料庫中也能與相關展覽相互連結，藉由這樣多樣物件的整合，方能提供更多的展覽訊息。
資料庫的建置目標即是讓展覽以及與展覽相關的資料能被永久保存，同時也能被再次利用、多元串連，進而成為一個知識的網絡。當資料庫收錄的內容越豐富，相關資訊的描述越細緻，就越能呈現或組合出符合使用者或研究者的需求，而這些成果的進化，則仰賴使用者的回饋，這樣的資料庫最終無論在作為研究資源的提供或是其他研究面向，都能提供更為有力的協助，北美館的展覽資料庫亦是以此為目標努力。
參考文獻
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- 林靖恩、郭姿妙（2017）。〈留存記憶：淺談美術館檔案建置〉，《現代美術》，第185期，頁88-92。
- 廖春鈴、林靖恩（2018）。〈非關典藏：城菁汝專訪〉，《現代美術》，第189期，頁75-82。
- 廖春鈴（2022）。〈北美館展覽研究：展覽機制的開端〉，《現代美術》，第204期，頁78-93。
- 項潔、翁稷安（2012）。〈多重脈絡—數位檔案之問題與挑戰〉，《數位人文要義：尋找類型與軌跡》，頁25-29。臺北：臺大出版中心，2012。
